Utskriftsvennlig versjon

Oppgavefordeling mellom arkiv, leiar og saksbehandlar

Sentralarkiv har ansvar for å;
  • Motta, åpne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post.
  • opprette nye arkivsaker i samband med journalføring.
  • Kvalitetsikre at sakshandsamar si registrering er korrekt.
  • Kontrollere forfallslister og sende restanselister 4 gonger i året.
  • Kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv.
  • Betjene utlån frå arkiv/depot.
  • Arkivere.
  • Journalføre eigenproduserte dokument.
  • Frankere utgåande post.

 

Sakshandsamer har ansvar for å;
  • Levere personleg adressert post , anten det er papirdokument, telefaks, eller e-post , til sentralarkiv for journalføring / registrerer sjølv e-postar inn i saks-/arkivsystem.
  • Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystem/fagsystem.
  • Kontrollere at riktig offentleghetsvurdering er gjort.
  • All dokumentproduksjon i et fagsystem (WebSak, Acos Barnevern, CosDoc, Visma PPI o.l.)
  • Avskrive inngående og interne dokument som er handsama.
  • Levere fysiske kopiar til sentralarkivet av alle egenproduserte dokument (ikkje sakarkiv/gnr/bnr-arkiv - prøveperiode 2014).
  • Utgåande dokument må ferdigstillast.
  • Utgående brev leggjast i konvolutt og leverast til sentralarkiv for frankering.
  • Elektronisk ekspedering
  • Avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama.

 

Leiar har ansvar for å;
  • Gjennomføre offentleghetsvurdering.
  • Sjå til at restanselister vert følgd opp.
  • Bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken.
Laster...