Sentralarkiv har ansvar for å;

• Motta, åpne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post.
• opprette nye arkivsaker i samband med journalføring.
• Kvalitetsikre at sakshandsamar si registrering er korrekt.
• Kontrollere forfallslister og sende restanselister 4 gonger i året.
• Kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv.
• Betjene utlån frå arkiv/depot.
• Arkivere.
• Journalføre eigenproduserte dokument.
• Frankere utgåande post.

Sakshandsamer har ansvar for å;

• Levere personleg adressert post , anten det er papirdokument, telefaks, eller e-post , til sentralarkiv for journalføring / registrerer sjølv e-postar inn i saks-/arkivsystem.
• Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystem/fagsystem.
• Kontrollere at riktig offentleghetsvurdering er gjort.
• All dokumentproduksjon i et fagsystem (WebSak, Acos Barnevern, CosDoc, Visma PPI o.l.)
• Avskrive inngående og interne dokument som er handsama.
• Levere fysiske kopiar til sentralarkivet av alle egenproduserte dokument (ikkje sakarkiv/gnr/bnr-arkiv - prøveperiode 2014).
• Utgåande dokument må ferdigstillast.
• Utgående brev leggjast i konvolutt og leverast til sentralarkiv for frankering.
• Elektronisk ekspedering
• Avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama.

Leiar har ansvar for å;

• Gjennomføre offentleghetsvurdering.
• Sjå til at restanselister vert følgd opp.
• Bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken.