Organisering av arkivtenesta

Arkivtenesta i Sveio kommune er organisert med eit felles postmottak og sentralarkiv for alle eininger i kommunen. Lokalisert på kommunehuset i Sveio. Alle arkiv utanom sakarkiv, er i dag kategorisert som papirbaserte, sjølv om det vert brukt ei rekkje elektroniske hjelpemidlar i sakshandsaminga og til arkivering. Har eit offentleg organ både papirbaserte og elektroniske arkivdokument innan same arkivserie/arkivdel, skal dei sjåast på som papirarkiv etter gjeldende regelverk. Sakarkiv er fullelektronisk frå 01.04.2012. Med tida vert meir av sakshandsaming og arkiva i Sveio kommune fullelektroniske. I 2014 har me prøveperiode på gnr./bnr.arkiv. I eit elektronisk arkiv vert dokumenta elektronisk produserte og lagra dokumenta, dei originale og gyldige versjonar.

Arkivskapere i Sveio kommune

Følgende arkivskapere skal bygge opp og halde vedlike arkivserier i kommunen;

1. Sentralarkiv Sakarkiv for heile kommunen.

• GNR/BNR arkiv for Plan og næring

•  Eigedomsarkiv

• Avtalearkiv

• Personalarkiv

•  Møtebøker

•  Offentleg journal

2. Barnevern

• Klientarkiv

3. Nav

• Klientarkiv sosial

4. Skule- og barnehagekontoret

• Elevmapper spesialundervisning barnehage

• Elevmapper elevar i andre kommunar (refusjonar, spesialundervisning)

5. Helse og rehabilitering (frå 2014)

• Helsestasjonen

• Legekontoret

• Rehabilitering

• Åsvegen

• Stemhaugen

6. Sveio omsorgsenter

• Omsorg

7. Sveio skule

• Elevarkiv

8. Auklandshamn skule

• Elevarkiv

9. Vikse skule

• Elevarkiv

10. Valestrand oppvekstsenter

• Elevarkiv

11. Førde skule

• Elevarkiv

12. Lid skule

• Elevarkiv fram til 01.08.2014

Alle arkivskaperer skal vedlikehalda arkiva i samsvar med reglar i arkivplanen.