Før levering av møtebøker eller journalar til innbinding hos OSK skal følgjande vere gjort:

• Fjern binders, stiftar, post-it lappar, plastlommer o.l. .
• Fjern bretter og sørg for at alle ark som skal være med i møteboka har same format (A4).
• Kontroller at ingen saker manglar i bøkene.
• Kvar møtebok skal vere tydeleg merka med: Eining utval/styre/råd (som har produsert møteboka, o.a.), årstal (evt. frå-til).
• Er det innbunde fleire møtebøker for eit utval same år, skal dei merkast med del 1, del 2, del 3 osv.

Møtebøker for formannskap og kommunestyre skal sendast til ekstern innbinding.

Frå 01.01.2014 nyttast Bergen byarkiv til innbinding av møtebøker Møtebøker og journalar for andre utval vert innbundne av OSK.

.