Papirarkiv - DA - fram til 01.04.2012

• Saksarkivet elektronisk fra 01.04.2012. Overlappingsperiode fram til 31.12.2014.
• Mappene arkivert i boksar, periodisert etter arkivperiode (valperiode)
• Saker som ikkje er ferdig innan 31.12 2014 vert avslutta og oppretta ny sak i elektonisk arkiv (DAE)
• Siste to arkivperiodar arkivert i daglegarkiv. Flyttes til fjernarkiv ved ny periode.
• Arkivboksane vert påført etikett med arkivkode og periode.

Elektronisk arkiv etter 04.01.2014

• Ny arkivdel ved overgang til elektronisk arkiv (DA-DAE)
• Dokument sett i perm inndelt på dato.
• Graderte dokument blir sett i rosa omslag i perm.
• Permane blir kassert / makulert etter x antall månadar.
• Ikah tek uttrekk av det elektroniske arkivet ved overgeng til ny arkivperiode.
• Ny arkivdel blir oppretta. Gamle saker vert avslutta og det vert oppretta nye. Det blir sperra for føring av nye dokument i den avslutta arkivdelen. Det blir ført på referansenr. ved overgang til nye saker.

Hovudprinsipp

● Periodiseringsdatoen markerer eit skarpt skilje i arkiva

● Dato for registrering er avgjerande for kva periode dokumentet høyrer til i

● Ei sak kan ha dokument som er arkivert i ulike arkivperiodar

● Det skal registrerast referanse mellom saker som er arkiverte i ulike arkivperiodar

Praktisk rutine 

1. Fastsett dato for periodisering minimum eit halvt år på førehand

2. Informer sakshandsamarar om periodiseringa og kva rutinar dei skal følgje

3. Skriv ut restanselister til sakshandsamarane

4. Ved periodisering skal alle feilregistreringar vere merka med ”feilregistrert” og/eller

”utgår”

5. Ved periodisering skal arkivtenesta ha oversyn over eventuelle manglar i arkivet

6. Periodiseringsdatoen skal gammal arkivdel sperrast for nye registreringar. Det skal

lagast uttrekk til depot

7. Opprett ny arkivdel. Denne skal definerast som arvtakar til tidlegare arkivdel. I

omtalen av arkivdelen skal det liggje informasjon om periodiseringa.

8. Alle nye saker og dokument skal registrerast i ny arkivdel

9. Når det skal registrerast nye dokument som tilhøyrer gamle saker skal det opprettast

ny sak. I journalen skal det vere referanse mellom saker som høyrer saman